Hvordan sender jeg en mail til flere personer ad gangen via Word?
Hvis du ønsker at sende en personlig mail til flere modtagere ad gangen med mulighed for at indsætte informationer, der er specifikke for den enkelte modtager, skal du følge denne vejledning.
Inden du følger nedenstående vejledning, skal du sikre dig, at du har:
- Et Word dokument med den mail du ønsker at sende til modtagerne.
- Et Excel-ark som indeholder mailadresser og evt. øvrige informationer f.eks. navne på modtagerne.
Klargøring af mail
Åbn Word filen.
Vælg Forsendelser (1) i den øverste menu. Vælg Start brevfletning (2) > Mails (3).
Vælg dropdown menuen Vælg modtagere (4) > Brug en eksisterende liste (5).
Marker dit Excel-ark med modtagerlisten (6) og klik Åbn (7).
Vælg det ark din modtagerliste fremgår på (8). Klik OK (9).
Du kan nu indsætte data fra Excel-arket i din Word mailskabelon. Tryk på Indsæt fletfelt (10) og vælg den kolonne du ønsker at indsætte (11). De indsatte felter indringes af «» (12).
Word-filen sørger automatisk for at matche modtagers mailadresse med de informationer om/til modtageren, du har indsat i mailen, så længe de fremgår på samme række i Excel-arket
Hvis du har rettelser til modtagerlisten, kan du rette den under Rediger modtagerliste (13).
Afsendelse af mail
Klik på Afslut og flet (14) > Send mails (15).
Indtast følgende informationer:
- Til (16): Den kolonne modtagernes mailadresse fremgår af.
- Emnelinje (17): Det der skal stå i emnefeltet, når modtager får tilsendt din mail.
- Mailformat (18): HTML
Tryk OK (19).
Dine mails vil nu blive sendt til modtagerne. Afvent at afsendelsen bliver færdig, før du lukker Word-filen.
Efterfølgende kan du se de afsendt mails i Outlook under Sendt post.
